Directive relative aux principes de fonctionnement de la Commission, des Groupes de Travail et des Communautés Locales

SECTION 1

DÉFINITIONS

Article 1 : Définitions

Aux fins de la présente directive, on entend par : Commission : Équipes de bénévoles exerçant des activités dans des domaines spécifiques au sein de la Fondation Vicdan.

Groupe de Travail : Équipes temporaires composées de bénévoles issus de différentes commissions, formées en vue d'un projet ou d'un objectif spécifique.

Communauté Locale : Structures composées de bénévoles régionaux, établies dans les villes/régions où la Fondation est active.

Coordinateur : Bénévole responsable de la gestion d'une commission, d'un groupe de travail ou d'une communauté locale.

Comité Exécutif : Organe de planification et de prise de décision au sein de la commission.

Conseil d'Administration : Organe principal détenant la responsabilité légale de la Fondation, ainsi que les pouvoirs de décision et de contrôle.

SECTION 2 COMMISSIONS Article 2 : Types de Commissions et Adhésion (a) Commissions :

• Commissions Horizontales : Commission des Relations Internationales, Commission des Affaires Financières, Commission de la Communication Institutionnelle, Commission des Projets, Commission des Bénévoles.

• Commissions Verticales : Commission d'Orientation et de Conseil Psychologique (PDR), Commission de la Jeunesse Vicdan, Commission Juridique, Commission de l'Éducation, Commission de la Culture et des Arts, Commission de l'Égalité des Genres, Commission des Recherches Sociales.

(b) Adhésion aux Commissions : Chaque bénévole peut être membre de 3 commissions au maximum, selon ses intérêts et compétences. Toutefois, un bénévole ne peut assumer une fonction de coordination dans plus d'une commission à la fois. (c) Groupes de Réflexion (Odak Gruplar) : Des groupes de réflexion peuvent être créés au sein des commissions sur des sujets limités aux domaines liés à la "conscience" (vicdan) et susceptibles de devenir une commission distincte à l'avenir. Ces groupes fonctionnent avec un responsable et la participation de membres bénévoles. Les groupes de réflexion ne disposant pas de responsable ou de bénévoles sont considérés comme dissous.

Article 3 : Coordination de la Commission Élection du Coordinateur et Durée du Mandat : Les commissions élisent leurs coordinateurs titulaires et suppléants par des méthodes démocratiques pour une durée d'un (1) an. Le Conseil d'Administration peut décider, si nécessaire, de prolonger d'un an le mandat des coordinateurs et coordinateurs adjoints actuels. Les élections se tiennent lors de la réunion de l'assemblée générale annuelle et sont ouvertes à tous les membres de la commission.

Article 4 : Principes des Comités Exécutifs des Commissions

• Structure : Chaque commission comprend un (1) coordinateur de commission, un (1) coordinateur adjoint et des membres du comité exécutif choisis parmi les membres volontaires de la commission. L'adhésion est acceptée ou révoquée à la majorité absolue des membres actuels du comité exécutif. Il n'y a pas de limite supérieure au nombre de membres du comité exécutif.

• Missions et Pouvoirs : Planification de la commission, processus de réunion et de décision, suivi des tâches, communication individuelle avec les membres, annonce des activités et reporting au Conseil d'Administration de la Fondation.

• Transparence : Les décisions et activités du comité exécutif sont partagées ouvertement sur des plateformes numériques telles que le groupe WhatsApp incluant les membres de la commission.

• Réunions : Elles se tiennent au moins deux fois par mois. Les décisions sont prises à la majorité absolue. Tous les membres de la commission peuvent assister aux réunions en tant qu'auditeurs ; le droit de vote appartient exclusivement aux membres du comité exécutif.

• Obligation de Présence : Les membres absents sans justification 3 fois consécutives ou 4 fois au total sur une période de 6 mois sont révoqués du comité. Cela n'affecte pas leur adhésion à la commission.

• Membres de la Commission : Ils peuvent participer aux activités de terrain, aux travaux techniques, aux services de soutien direct, aux formations et aux activités sur les réseaux sociaux correspondant au domaine d'expertise de la commission.

• Urgences : En cas de besoin, le comité exécutif, en consultation avec le Conseil d'Administration de la Fondation, tient des réunions d'urgence pour mener des processus de décision et de mise en œuvre rapides.

Article 5 : Travaux des Commissions Méthode de Travail des Commissions : Les commissions opèrent de manière indépendante, conformément à la mission, à la vision et aux valeurs de la fondation, ainsi qu'à la stratégie annuelle du Conseil d'Administration. Les commissions définissent leurs stratégies annuelles et les soumettent à l'approbation du Conseil d'Administration.

Article 6 : Responsabilité et Reddition de Comptes Les membres de la commission sont responsables devant les coordinateurs, et les coordinateurs sont responsables devant le Conseil d'Administration. Les coordinateurs rendent compte mensuellement des activités et des développements de la commission au Conseil d'Administration.

Article 7 : Planification et Mise en Œuvre Les commissions soumettent leurs plans annuels au Conseil d'Administration et reçoivent son approbation. Elles réalisent les plans et activités approuvés par le Conseil d'Administration.

Article 8 : Coopération Communication et Coopération Inter-Commissions : Des réunions régulières sont organisées afin d'assurer une communication et une coopération efficaces entre les commissions. Des comptes rendus de réunion sont tenus pour le suivi des décisions prises lors de ces réunions.

Article 9 : Principe de Transparence Les rapports d'activité et les décisions des commissions sont partagés de manière transparente sur le site web de la fondation ou sur les plateformes de communication interne. Toutes les commissions rapportent périodiquement leurs travaux et leurs dépenses ; ces rapports sont présentés à l'assemblée générale de la fondation.

Article 10 : Formation et Développement Des programmes de formation réguliers sont organisés pour les membres des commissions afin d'accroître leurs compétences. Les sujets de formation incluent le leadership, la gestion de projet, les compétences en communication et l'expertise technique. Les formations sont réalisées aussi bien avec des ressources internes qu'en collaboration avec des experts externes.

Article 11 : Évaluation et Rétroaction Les activités des commissions sont évaluées régulièrement selon des critères de performance définis. Les activités et les stratégies sont mises à jour en fonction des retours reçus des membres et des bénéficiaires.

Article 12 : Collaboration La collaboration entre les commissions est encouragée. Des groupes de travail inter-commissions peuvent être formés pour des projets et activités conjoints.

SECTION 2 (Bis) GROUPES DE TRAVAIL Article 13 : Définition du Groupe de Travail Les groupes de travail sont définis comme des structures temporaires établies au sein de la Fondation Vicdan pour se concentrer sur un projet, un objectif ou la résolution d'un problème spécifique, formées avec la participation de bénévoles de différentes commissions. Ces groupes visent à obtenir des résultats concrets sur des sujets particuliers conformément au plan stratégique annuel de la fondation.

Article 14 : Participation au Groupe de Travail La participation aux groupes de travail repose sur le volontariat. Le groupe est constitué sur proposition des commissions concernées et avec l'approbation du Conseil d'Administration. Chaque groupe de travail est composé de 10 personnes maximum. Les bénévoles non membres de commissions peuvent également créer un groupe, avec l'approbation du Conseil d'Administration, en formant un noyau d'au moins cinq (5) personnes et après avis de la commission concernée.

Article 15 : Responsabilités des Membres du Groupe de Travail Les membres du groupe de travail s'engagent à assumer des tâches dans le cadre du projet mené, à participer régulièrement aux réunions et à remplir les responsabilités confiées. Les bénévoles ne pouvant pas tenir cet engagement sont encouragés à ne pas rejoindre le groupe.

Article 16 : Rapports du Groupe de Travail Chaque groupe de travail soumet un rapport écrit au Conseil d'Administration de la Fondation tous les trois (3) mes concernant l'avancement des activités, les problèmes rencontrés et les opportunités. Une fois le projet achevé, les activités sont évaluées et partagées lors de l'assemblée générale.

Article 17 : Gestion du Groupe de Travail Un coordinateur de groupe de travail est désigné pour chaque groupe. Cette personne assure l'organisation interne du groupe, le reporting et la coordination avec les autres commissions. Les groupes de travail se réunissent hebdomadairement selon leur calendrier d'activités. Les réunions peuvent se tenir en ligne ou en présentiel selon les besoins du groupe.

Article 18 : Durée du Groupe de Travail Les groupes de travail sont établis pour une durée d'un (1) an, et cette période peut être prolongée d'un an supplémentaire par décision du Conseil d'Administration.

Article 19 : Dissolution du Groupe de Travail Les groupes ne tenant pas leurs réunions régulièrement, n'assurant pas une participation suffisante ou ne soumettant pas de rapports peuvent être dissous par décision du Conseil d'Administration.

SECTION 3 COMMUNAUTÉS LOCALES Article 20 : Définition des Communautés Locales Les communautés locales sont des structures formées par les bénévoles d'une ville ou d'une région spécifique pour opérer conformément aux principes, valeurs et missions de la Fondation Vicdan. Elles sont établies avec l'autorisation du Conseil d'Administration et visent à créer un impact social fondé sur la conscience dans le contexte local.

Article 21 : Gestion de la Communauté Locale Un coordinateur de communauté est désigné pour chaque communauté locale. Cette personne assure l'organisation interne du groupe, le reporting et la coordination avec les autres commissions. Les communautés locales doivent tenir des réunions régulières, en ligne ou en présentiel. Elles peuvent former des comités exécutifs, lesquels sont soumis aux mêmes principes que les comités exécutifs des commissions.

Article 22 : Mode de Fonctionnement des Communautés Locales Les communautés locales sont encouragées à se réunir physiquement à intervalles réguliers pour renforcer la communication interne et la planification. Elles soumettent régulièrement leurs activités et décisions au Conseil d'Administration. Les décisions prises au niveau local ont un caractère de recommandation et sont soumises à l'approbation du Conseil d'Administration pour entrer en vigueur.

Article 23 : Missions des Communautés Locales Elles suivent les contenus et publications de la fondation pour les diffuser au niveau local. Elles communiquent auprès du public conformément à l'histoire, aux objectifs et à la vision de la Fondation Vicdan, en utilisant les supports visuels et narratifs officiels de l'institution.

Article 24 : Axe de la Communauté Locale Chaque communauté locale définit une priorité stratégique concrète et limitée, adaptée aux besoins sociaux, économiques ou culturels de sa région et alignée sur la perspective de la fondation.

Article 25 : Activités de la Communauté Locale Il est essentiel de planifier des activités régulières, durables et reproductibles générant un bénéfice local (par exemple, des visites hebdomadaires de familles de réfugiés), plutôt que des actions ponctuelles de grande envergure.

Article 26 : Dissolution de la Communauté Locale Les communautés locales ne tenant pas leurs réunions, ne maintenant pas une participation suffisante, ne réalisant pas les activités prévues ou ne soumettant pas leurs rapports trimestriels peuvent être dissoutes par décision du Conseil d'Administration.

SECTION 4 RESPONSABILITÉ Article 27 : Autorité et Responsabilité Conformément au Code Civil Turc et à la Loi sur les Fondations, la responsabilité légale de toutes les activités menées au nom de la Fondation Vicdan appartient au Conseil d'Administration. Aucune commission, groupe de travail ou communauté locale ne peut faire de déclarations ou entreprendre des actions engageant la personnalité morale de la fondation devant le public ou les instances officielles. La fondation respecte les processus démocratiques et participatifs tout en protégeant sa représentation institutionnelle.

Article 28 : Information Préalable et Droit d'Intervention Les structures sont tenues de notifier le Conseil d'Administration avant toute activité publique, sensible ou impliquant des dépenses financières. Le Conseil d'Administration peut demander le report, l'arrêt ou la modification d'une activité s'il constate une non-conformité avec la mission ou la responsabilité légale de la fondation.

Article 29 : Budget et Dépenses Toute activité nécessitant une dépense doit recevoir l'approbation préalable du Conseil d'Administration.

Article 30 : Avertissement et Processus d'Amélioration Les structures défaillantes reçoivent un avertissement écrit suivi d'une période d'amélioration d'un (1) mois. À défaut d'amélioration, la structure peut être dissoute.

Article 31 : Activités de Développement de Ressources des Communautés Locales Les communautés locales peuvent mobiliser des ressources externes (dons locaux, parrainages) pour leurs activités, uniquement avec l'approbation écrite préalable du Conseil d'Administration. L'utilisation de ces ressources doit être transparente et rapportée tous les trois (3) mois.

SECTION 6 DISPOSITIONS DIVERSES Article 32 : Modification de la Directive Cette directive peut être modifiée par décision à la majorité absolue du Conseil d'Administration de la Fondation Vicdan. Toute modification est partagée de manière transparente avec les bénévoles.

Article 33 : Infrastructure Informatique et Obligation d'Enregistrement Toutes les activités numériques (réunions en ligne, réseaux sociaux, etc.) doivent être conformes aux principes visuels et de communication de la fondation. Les outils et comptes numériques institutionnels déterminés par le Conseil d'Administration doivent être utilisés ; l'utilisation de comptes individuels pour les activités de la fondation est proscrite. Les contenus peuvent faire l'objet d'une approbation préalable ou d'un audit a posteriori par le Conseil d'Administration.