BÖLÜM 1

TANIMLAR 

Madde 1: Tanımlar

Bu yönergede geçen:

• Komisyon: Vicdan Vakfı bünyesinde belirli alanlarda faaliyet yürüten gönüllü ekiplerdir.

• Çalışma Grubu: Belirli bir proje veya hedef doğrultusunda geçici süreyle oluşturulan, farklı komisyonlardan gönüllülerin yer aldığı ekiplerdir.

• Yerel Topluluk: Vakfın faaliyet gösterdiği kent/bölgelerde kurulan, bölgesel gönüllülerden oluşan yapılardır.

• Koordinatör: Komisyon, çalışma grubu veya yerel topluluğun yürütülmesinden sorumlu gönüllüdür.

• Yürütme Kurulu: Komisyon içindeki planlama ve karar alma organıdır.

• Yönetim Kurulu: Vakfın yasal sorumluluğunu taşıyan, karar alma ve denetim yetkisine sahip ana organdır.

 

BÖLÜM 2

KOMİSYONLAR 

Madde 2: Komisyon Türleri ve Üyelik

(a) Komisyonlar:

• Yatay Komisyonlar: Uluslararası İlişkiler Komisyonu, Mali İşler Komisyonu, Kurumsal İletişim Komisyonu, Projeler Komisyonu, Gönüllü Komisyonu

• Dikey Komisyonlar: PDR Komisyonu, Bağımlılık Odak Grubu, Genç Vicdan Komisyonu, Hukuk Komisyonu, Engelliler Odak Grubu, Hayvan Hakları Odak Grubu, Eğitim Komisyonu, Kültür ve Sanat Komisyonu, Toplumsal Cinsiyet Komisyonu

(b) Komisyon Üyeliği: Her gönüllü, ilgi ve yetkinliklerine en fazla 3 komisyona üye olabilir. Ancak, bir gönüllü aynı anda birden fazla komisyonda koordinasyon görevi üstlenemez.

(c) Odak Gruplar: Komisyonlar içerisinde vicdanla ilgili alanlarla sınırlı olmak üzere, gelecekte ayrı bir komisyona dönüşme ihtimali olan konularda, odak gruplar kurulabilir. Odak gruplar bir sorumlu ve gönüllü üyelerin katılımı ile çalışmalar yürütür. Sorumlu ve gönüllü bulunmayan odak gruplar sona ermiş sayılır.

​

Madde 3: Komisyonun Koordinasyonu

Koordinatör Seçimi ve Görev Süresi Komisyonlar kendi asil ve yedek koordinatörlerini demokratik yöntemlerle 1 yıllık süre için seçerler. Seçimler, yıllık genel kurul toplantısında yapılır ve katılım tüm komisyon üyelerine açıktır.

 

Madde 4: Komisyon Yürütme Kurullarının Esasları

1. Yapı: Her komisyon bünyesinde bir (1) komisyon koordinatörü, bir (1) koordinatör yardımcısı ve istekli komisyon üyeleri arasından seçilecek yürütme kurulu üyeleri yer alır. Üyelik, mevcut yürütme kurulu üyelerinin salt çoğunluk oyu ile kabul edilir veya sona erdirilir. Yürütme kurulu üye sayısına üst sınır yoktur. 

2. Görev ve Yetkiler: Komisyon planlaması, toplantı ve karar süreçleri, iş takibi, üyelerle birebir iletişim, faaliyetlerin duyurulması ve Vakıf Yönetim Kurulu’na raporlama. 

3. Şeffaflık: Yürütme kurulu karar ve faaliyetleri, komisyon üyelerinin de yer aldığı WhatsApp grubu gibi dijital platformlarda açık şekilde paylaşılır. 

4. Toplantılar: En az ayda iki defa yapılır. Kararlar salt çoğunlukla alınır. Tüm komisyon üyeleri toplantılara dinleyici olarak katılabilir; oy hakkı yalnızca yürütme kurulu üyelerine aittir. 

5. Devam Zorunluluğu: Üst üste 3 kez veya 6 ay içinde toplamda 4 kez mazeretsiz katılmayanlar üyelikten çıkarılır. Bu durum komisyon üyeliğini etkilemez. 

6. Komisyon Üyeleri: Komisyonun uzmanlık alanına uygun saha faaliyetleri, teknik çalışmalar, doğrudan destek hizmetleri, eğitim ve sosyal medya çalışmalarında yer alabilir. 

7. Acil Durumlar: Gerekli hallerde yürütme kurulu, Vakıf Yönetim Kurulu ile istişare içinde acil toplantılar yaparak hızlı karar ve uygulama süreçlerini yürütür.

​

Madde 5: Komisyon Çalışmaları

Komisyonların Çalışma Yöntemi Komisyonlar, vakfın misyon, vizyon ve değerleri ile yönetim kurulunun yıllık stratejisine uygun olarak bağımsız şekilde faaliyet gösterirler. Komisyonlar, yıllık stratejilerini belirleyerek yönetim kurulunun onayına sunar.

​

Madde 6: Sorumluluk ve Hesap Verebilirlik 

Komisyon üyeleri, koordinatörlere; koordinatörler ise yönetim kuruluna karşı sorumludur. Koordinatörler, komisyonun faaliyetlerini ve gelişmelerini aylık olarak yönetim kuruluna raporlar.

​

Madde 7: Planlama ve Uygulama 

Komisyonlar, yıllık planlarını yönetim kuruluna sunar ve onay alır. Yönetim kurulu tarafından onaylanan plan ve faaliyetleri gerçekleştirirler.

​

Madde 8: İşbirliği

Komisyonlar Arası İletişim ve İşbirliği Komisyonlar arasında etkin iletişim ve işbirliği sağlanması amacıyla düzenli toplantılar organize edilir. Bu toplantılarda alınan kararların takibi için toplantı notları tutulur.r.

 

Madde 9: Şeffaflık İlkesi 

Komisyon faaliyet raporları ve kararları, vakfın web sitesi veya iç iletişim platformlarında şeffaf bir şekilde paylaşılır. Tüm komisyonlar, çalışmalarını ve harcamalarını periyodik olarak raporlar ve bu raporlar vakıf genel kurulunda sunulur.

​

Madde 10: Eğitim ve Gelişim

 Komisyon üyelerine yönelik düzenli eğitim programları organize edilerek, yetkinliklerinin artırılması sağlanır. Eğitim konuları arasında liderlik, proje yönetimi, iletişim becerileri ve teknik uzmanlık konuları bulunur. Eğitimler, hem iç kaynaklarla hem de dış uzmanlarla iş birliği yapılarak gerçekleştirilir.

​

Madde 11: Değerlendirme ve Geri Bildirim 

Komisyon faaliyetleri, belirlenen performans kriterleri doğrultusunda düzenli olarak değerlendirilir. Üyelerden ve faydalananlardan alınan geri bildirimler doğrultusunda faaliyetler ve stratejiler güncellenir.

 

Madde 12: İşbirliği

Komisyonların kendi aralarında işbirliği teşvik edilir. Ortak projeler ve faaliyetler için komisyonlar arası çalışma grupları oluşturulabilir.

​

BÖLÜM 2

ÇALIŞMA GRUPLARI

Madde 13: Çalışma Grubu Tanımı

Çalışma grupları, Vicdan Vakfı bünyesinde, belirli bir proje, hedef ya da sorunun çözümüne odaklanmak üzere geçici olarak kurulan, farklı komisyonlardan gönüllülerin katılımıyla oluşturulan yapılar olarak tanımlanır. Bu gruplar, vakfın yıllık stratejik planı doğrultusunda özel konularda somut çıktılar elde etmeyi amaçlar.

 

Madde 14: Çalışma Grubuna Katılım

Çalışma gruplarına katılım gönüllülük esasına dayanır. İlgili komisyonların önerisi ve Yönetim Kurulu’nun onayı ile grup oluşturulur. Her çalışma grubu, maksimum 10 kişiden oluşur. Komisyonlara üye olmayan gönüllüler de, en az beş (5) kişilik bir çekirdek grup oluşturarak ve ilgili komisyonun görüşünü alarak, Yönetim Kurulu onayı ile grup kurabilir.

​

Madde 15: Çalışma Grubu Üyelerinin Sorumlulukları

Çalışma grubu üyeleri, yürütülen proje kapsamında görev üstlenmeyi, düzenli toplantılara katılım sağlamayı ve verilen sorumlulukları yerine getirmeyi taahhüt eder. Taahhüdü yerine getiremeyecek durumda olan gönüllülerin gruba katılmaması teşvik edilir.

​

Madde 16: Çalışma Grubu Raporları

Her çalışma grubu, faaliyetlerinin gelişimi, karşılaşılan sorunlar ve fırsatlara ilişkin olarak üç (3) ayda bir Vakıf Yönetim Kurulu’na yazılı rapor sunar. Proje tamamlandıktan sonra faaliyetler değerlendirilir ve genel kurulda paylaşılır.

​

Madde 17: Çalışma Grubunun Yönetimi

Her çalışma grubu için bir Çalışma Grubu Koordinatör görevlendirilir. Bu kişi, grubun iç organizasyonunu, raporlamasını ve diğer komisyonlarla olan koordinasyonu sağlar.

Çalışma grupları, faaliyet takvimlerine uygun olarak haftalık periyotlarla toplanır. Toplantılar, grubun ihtiyaçları doğrultusunda çevrim içi veya yüz yüze gerçekleştirilebilir.

​

Madde 18: Çalışma Grubunun Süresi

Çalışma grupları bir (1) yıllık süre ile kurulur ve bu süre Yönetim Kurulu kararı ile bir yıl daha uzatılabilir.

 

Madde 19: Çalışma Grubunun Sonlaması

toplantılarını düzenli gerçekleştirmeyen, yeterli katılımı sağlayamayan veya rapor sunmayan gruplar Yönetim Kurulu kararı ile sona erdirilebilir.

​

BÖLÜM 3

YEREL TOPLULUKLAR

Madde 20: Yerel Toplulukların Tanımı

Yerel topluluklar, Vicdan Vakfı'nın ilke, değer ve misyonu doğrultusunda faaliyet göstermek üzere, vakfın faaliyet gösterdiği kent veya bölgelerde, o bölgedeki gönüllülerin oluşturduğu yapılardır. Yerel topluluklar, Vakıf Yönetim Kurulu’nun izniyle kurulur. Bu topluluklar, yerel bağlamda vicdan temelli sosyal etki yaratmayı amaçlar.

 

Madde 21: Yerel Topluluğun Yönetimi

Her yerel topluluk  için bir Topluluk Koordinatöür görevlendirilir. Bu kişi, grubun iç organizasyonunu, raporlamasını ve diğer komisyonlarla olan koordinasyonu sağlar.

Yerel Toplulukların düzenli aralıklarla online veya yüz yüze toplantılar gerçekleştimeleri beklenir. . Toplantılar, grubun ihtiyaçları doğrultusunda çevrimiçi veya yüz yüze gerçekleştirilebilir.

Yerel Topluluklar, yürütme kurulları oluşturabilirler. Yerel toplulukların kuracağı yürütme kurulları, Komisyon Yürütme Kurulları'nın esaslarına tabidir. 

​

Madde 22: Yerel Toplulukların Çalışma Şekli

1. Yerel toplulukların, belirli aralıklarla yüz yüze bir araya gelmeleri teşvik edilir. Bu toplantılar, topluluk içi iletişimi güçlendirmeyi, ortak akıl üretmeyi ve planlamaların daha etkin yapılmasını sağlar. Fiziksel buluşmalar, topluluğun sürekliliği ve aidiyet duygusunun gelişimi açısından önemlidir.

2. Yerel topluluklar, yürüttükleri faaliyetler, kararlar ve planlamalara ilişkin gelişmeleri düzenli aralıklarla Vakıf Yönetim Kurulu’na sunar. Yerel düzeyde alınan kararlar, öneri niteliğinde olup, yürürlüğe girmesi için Yönetim Kurulu onayına tabidir. Yerel topluluklar bu doğrultuda, faaliyetlerini Yönetim Kurulu’nun bilgisi ve yönlendirmesi çerçevesinde yürütür.

​

Madde 23: Yerel Toplulukların Görevleri

1. Yerel topluluklar, vakıf tarafından üretilen bilgi, içerik ve yayınları düzenli olarak takip eder, yerel düzeyde yaygınlaştırır ve kendi faaliyetleriyle ilişkilendirerek görünürlüğünü artırır.

2. Yerel topluluklar, Vicdan Vakfı'nın kuruluş hikâyesi, amaçları, vizyonu ve temel ilkeleri doğrultusunda kamuoyuna yönelik iletişimde bulunur. Tanıtım faaliyetlerinde vakfın kimliğini temsil eden içerik, görsel ve anlatımları kullanmakla yükümlüdür.

​

Madde 24: Yerel Topluluğun Odağı

Her yerel topluluk, kendi kent veya bölgesinin sosyal, ekonomik ya da kültürel ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak, vakfın vicdan perspektifi ile uyumlu, sınırlı ve somut bir stratejik öncelik belirler. Bu öncelik, tüm faaliyetlerin odak noktasını oluşturur. Topluluk, Yönetim Kurulunun onayı ile ve yeterli kapasitenin oluştuğuna ilişkin kanaatin oluşması halinde yeni odak konular belirleyebilir.

​

Madde 25: Yerel topluluk Faaliyetleri

Yerel toplulukların, geniş kapsamlı ve tek seferlik eylemler yerine, sürdürülebilir ve tekrarlanabilir nitelikte, yerel fayda üretmeye yönelik düzenli faaliyetler planlaması esastır. Bu faaliyetler, yerel ihtiyaçlara cevap vermeli ve stratejik odak ile ilişkili olmalıdır (örneğin haftalık mülteci aile ziyareti gibi).

​

Madde 26: Yerel Topluluğun Sonlandırılması

Toplantılarını düzenli gerçekleştirmeyen, yeterli gönüllü katılımını sürdüremeyen, planladığı faaliyetleri hayata geçiremeyen veya üç (3) aylık periyodik raporlarını Vakıf Yönetim Kurulu’na sunmayan yerel topluluklar, Yönetim Kurulu kararı ile sona erdirilebilir.

​

BÖLÜM 4 

SORUMLULUK

Madde 27: Yetki ve Sorumluluk

Vakıfların Türk Medeni Kanunu ve Vakıflar Kanunu uyarınca tüzel kişilik olarak faaliyet göstermesi gerekliliği doğrultusunda, Vicdan Vakfı adına yürütülen tüm faaliyetlerin yasal sorumluluğu Vakıf Yönetim Kurulu’na aittir. Bu kapsamda hiçbir komisyon, çalışma grubu veya yerel topluluk; vakıf adına, kamuoyu önünde veya resmi mecralarda, vakfın tüzel kişiliğini bağlayacak nitelikte açıklama ve eylemlerde bulunamaz.

Bununla birlikte, Vicdan Vakfı; tüm komisyon, yerel topluluk ve çalışma gruplarının yürüttüğü faaliyetlerde demokratik ve katılımcı süreçlere saygıyı esas alır. Gönüllülerin katkıları, önerileri ve görüşleri karar alma süreçlerinde dikkate alınır; şeffaflık ve ortak akıl ilkeleri doğrultusunda değerlendirilir. Bu anlayış, vakfın kurumsal temsiliyetine zarar vermeksizin gönüllü emeğinin korunmasını ve desteklenmesini hedefler.

 

Madde 28: Faaliyet Öncesi Bilgilendirme ve Müdahale Yetkisi

Komisyonlar, yerel topluluklar ve çalışma grupları; kamuya açık, hassas konular içeren ya da mali harcama gerektiren faaliyetleri gerçekleştirmeden önce Vakıf Yönetim Kurulu’na faaliyet planlarını bildirmekle yükümlüdür. Yönetim Kurulu, vakfın misyonuna veya yasal sorumluluğuna aykırılık tespit ederse ilgili faaliyetin ertelenmesini, durdurulmasını veya değiştirilmesini talep edebilir.

​

Madde 29: Bütçe ve Harcamalar

Komisyonlar, çalışma grupları ve yerel topluluklar, harcama gerektiren her türlü faaliyet için önceden Vakıf Yönetim Kurulu’ndan onay almakla yükümlüdür. 

​

Madde 30: Yapıların Uyarılması ve İyileştirme Süreci

Toplantılarını gerçekleştirmeyen, rapor sunmayan veya gönüllü katılımı sürdüremeyen komisyon, çalışma grubu veya yerel topluluklar, Yönetim Kurulu tarafından yazılı olarak uyarılır. Uyarıdan sonra bir (1) aylık iyileştirme süreci tanınır. Bu süre sonunda iyileşme görülmezse ilgili yapı Yönetim Kurulu kararı ile sona erdirilebilir.

 

Madde 31: Yerel Toplulukların Kaynak Geliştirme Faaliyetleri

Yerel topluluklar, kendi yürüttükleri faaliyetler için öz finansman sağlayabilir. Bu kapsamda, faaliyetlerine destek amacıyla yerel bağış, sponsorluk ya da proje başvuruları gibi vakıf dışı kaynak geliştirme girişimlerinde bulunabilirler. Ancak bu tür kaynak geliştirme faaliyetleri, yalnızca Vakıf Yönetim Kurulu’nun yazılı ön onayı ile gerçekleştirilebilir.

Toplanan tüm kaynakların kullanımı şeffaf olmalı; harcama planı, bağışçılar ve sonuç raporu, üç (3) ayda bir Vakıf Yönetim Kurulu’na sunulmalıdır.
Yerel topluluklar, kaynak toplama süreçlerinde Vicdan Vakfı’nın misyonu, değerleri ve yasal statüsüne uygun hareket etmekle yükümlüdür.

​

BÖLÜM 6

Diğer Hükümler

Madde 32: Yönerge Değişikliği

Bu yönerge, Vicdan Vakfı Yönetim Kurulu’nun salt çoğunluk kararı ile değiştirilebilir. Her değişiklik, gönüllülerle şeffaf şekilde paylaşılır.

​

Madde 33: Bilişim Altyapısı ve Kayıt Yükümlülüğü

Komisyonlar, çalışma grupları ve yerel topluluklar tarafından düzenlenen çevrim içi toplantılar, eğitimler, canlı yayınlar, sosyal medya etkinlikleri ve benzeri dijital faaliyetler, Vicdan Vakfı’nın misyonu, değerleri ve görsel/iletişim ilkeleriyle uyumlu olarak yürütülmelidir.

Bu tür faaliyetlerin duyurusu, yürütülmesi ve arşivlenmesi süreçlerinde Vakıf Yönetim Kurulu tarafından belirlenen kurumsal dijital iletişim araçları ve hesapları kullanılmalıdır. Vakıf faaliyetlerinde bireysel hesaplar kullanılamaz.
Gerekli görülen durumlarda, bu faaliyetlerin içerik planı, görsel materyalleri ve kayıtları Yönetim Kurulu tarafından önceden onaylanabilir ya da geriye dönük olarak denetlenebilir.